Công việc Kế toán kho là gì? Thủ kho là gì? Thực tế nên sử dụng như thế nào?

Với những Doanh nghiệp có ít nhân lực nhưng lại có kho hàng thương mại hoặc sản xuất, việc quản lý kho là rất quan trọng. Chính vì vậy, sẽ có những cá nhân làm trách nhiệm thủ kho. Vậy làm thủ kho có cần là kế toán? Kế toán kho thì làm gì ? Hai vị trí này có kiêm nhiệm được không? Chủ doanh nghiệp muốn kiểm soát tốt tình hình thì sẽ cần làm gì? Hãy cùng tìm hiểu với chúng tôi

DOANH NGHIỆP VÀ VIỆC KIỂM SOÁT KHO HÀNG, KẾ TOÁN KHO

DOANH NGHIỆP NÀO THƯỜNG CÓ KHO HÀNG, VẬT TƯ CẦN KIỂM SOÁT? 

Hầu hết các doanh nghiệp đều có những tài sản của công ty. Tuy nhiên, chỉ có 1 số doanh nghiệp có loại hình đặc thù sẽ có vị trí thủ kho để kiểm soát hàng hóa:

• Doanh nghiệp làm về thương mại số lượng lớn mặt hàng. Với những doanh nghiệp như thế này, kho hàng thường là nơi “chứa tiền”. Vì vậy, vị trí thủ kho kiểm soát là rất quan trọng.
• Doanh nghiệp làm sản xuất. Thủ kho vật tư, sản xuất rất quan trọng. Đây là nơi quyết định đến tiến độ sản xuất, dự trù và hỗ trợ các việc phát sinh
• Doanh nghiệp làm về xây dựng: Tương tự như doanh nghiệp sản xuất. Doanh nghiệp xây dựng cũng có vật tư, thiết bị cần kiểm soát tại kho.

Như vậy, có thể nhận thấy rằng, với các Doanh nghiệp có số lượng mặt hàng, vật tư, thiết bị lớn cần kiểm soát thông tin. Những doanh nghiệp đó sẽ cần đến vị trí thủ kho. Tùy theo độ lớn của doanh nghiệp sẽ có 1 hoặc nhiều vị trí thủ kho

VỊ TRÍ THỦ KHO LÀM GÌ ?

Thực hiện các thủ tục xuất nhập hàng hóa:

• Kiểm tra các chứng từ khi có yêu cầu nhập, xuất hàng theo đúng quy định.
• Thực hiện nhập và xuất hàng hóa khi có yêu cầu.
• Ghi và lưu trữ phiếu nhập, phiếu xuất kho.
• Nhận các chứng từ giao hàng, xuất hàng, lưu và chuyển cho bộ phận mua hàng hoặc kế toán theo quy định.
• Theo dõi hàng hóa xuất, nhập và tồn kho hàng ngày và đối chiếu với định mức tồn kho tối thiểu.

Theo dõi hàng tồn kho

• Theo dõi số lượng hàng tồn kho tối thiểu hàng ngày.
• Đảm bảo tất cả các loại hàng hóa trong kho phải có định mức tồn kho tối thiểu.
• Đề xuất Ban giám đốc thay đổi định mức tồn kho tối thiểu nếu có biến động về số lượng hàng hóa xuất, nhập.

Thực hiện các thủ tục đặt hàng của kho

• Theo dõi quá trình nhập hàng
• Lập các phiếu yêu cầu mua hàng, đơn hàng nhập khẩu theo kế hoạch định kỳ.
• Làm thủ tục mua hàng và theo dõi nhập hàng.

Thực hiện các công việc khác

• Cùng với nhân viên quản lý kho sắp xếp các loại hàng hóa theo đúng quy định và hướng dẫn của nhà sản xuất để tránh bị ướt, đổ, vỡ, hư hỏng.
• Đảm bảo nguyên tắc phòng cháy chữa cháy và an toàn trong kho.
• Báo cáo đầy đủ, chính xác các thông tin liên quan đến kho hàng khi có yêu cầu từ Trưởng bộ phận hoặc Ban giám đốc.

VỊ TRÍ KẾ TOÁN KHO LÀM GÌ ?

Vị trí kế toán  kho khác với vị trí thủ kho. Vị trí Kế toán kho sẽ liên quan đến chứng từ kế toán của doanh nghiệp. Vi vậy, vị trí này có liên quan mật thiết đến vị trí thủ kho, nhưng sẽ có những công việc khác hơn

• Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn, chứng từ trước khi làm thủ tục Xuất/ Nhập hàng hóa vào kho Kiểm tra các hóa đơn
• Đối chiếu và nhập dữ liệu hàng hóa vào hệ thống 
• Hạch toán việc xuất nhập hàng hóa, nguyên vật liệu 
• Làm báo cáo hàng tồn kho, báo cáo xuất nhập tồn 
• Tham gia công tác kiểm kê định kỳ
• Tham gia tính giá vốn nhập/ xuất kho hoặc hạch toán chi phí theo từng đơn hàng

Rõ ràng, vị trí kế toán kho sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến việc hạch toán kế toán và lãi/ lỗ của doanh nghiệp. Khác với thủ kho, quản lý số lượng hàng hóa trong kho của doanh nghiệp.

PHƯƠNG ÁN CHO DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ RẤT NHỎ

Trên thực tế, do công việc của thủ kho và Kế toán kho có liên quan mật thiết. Vì vậy, với rất nhiều chủ doanh nghiệp, thường sẽ có 1 nhân viên làm kế toán kiêm nhiệm cả 2 công việc trên. Khi đó người nhập số liệu kho và kế toán sẽ là một.

Tuy nhiên, việc này có thể gây ra một số khó khăn cho chủ doanh nghiệp:

• Thời gian quản lý kho quá nhiều, dẫn đến công việc kế toán bị sao nhãng
• Làm công việc kế toán không chính xác
• Chủ doanh nghiệp khó nhận được các báo cáo tốt nhất vê tình trạng kho hàng và giá vốn để quyết định việc kinh doanh
• Có thể có rủi ro về thất thoát chi phí, bảo mật thông tin doanh nghiệp nếu nhân lực phụ trách có ý đồ xấu
• Khi thay đổi nhân lực sẽ ảnh hưởng rất lớn đến doanh nghiệp
• Không thể kiểm soát khi thực hiện kiểm kho

Rõ ràng, việc kiêm nhiệm có thể tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp, tuy nhiên sẽ phát sinh ra một số vấn đề không mong muốn. Đặc biệt, khi tình hình kinh doanh gặp khó khăn, doanh nghiệp phải xem xét  thắt chặt chi tiêu.

SỬ DỤNG GIẢI PHÁP KẾ TOÁN THÔNG MINH TOPA.VN

Nhận thấy vấn đề trong việc tuyển dụng – quản lý nhân lực Kế toán của doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp vừa và nhỏ. Chúng tôi đã tìm kiếm giải pháp tối ưu nhất cho Khách hàng trong thời gian dài. Giải pháp Kế toán Topa.vn ra đời từ đó.

Phương án thực hiện của chúng tôi:

• Kết hợp giữa nhân lực và công nghệ: Doanh nghiệp chỉ cần thuê thủ kho.
• Chúng tôi sẽ hướng dẫn nhập liệu số liệu lên phần mềm của chúng tôi ( Chỉ số liệu thô, không cần kiến thức kế toán)
• Kế toán của chúng tôi sẽ thực hiện hạch toán, báo cáo và toàn bộ các công việc còn lại
• Chủ doanh nghiệp có thể kiểm soát trực tiếp trên phần mềm Online
• Chúng tôi sẽ có nhân lực hỗ trợ trực tiếp khi cần giải trình, báo cáo, kiểm soát kho hàng cùng doanh nghiệp
• Chúng tôi sẽ hỗ trợ cả việc báo cáo Thuế cho Doanh nghiệp khi sử dụng dịch vụ 

Giải pháp của chúng tôi tối ưu cho:

• Doanh nghiệp nhỏ và rất nhỏ, nhưng vẫn cần các nhân lực kiểm soát trực tiếp
• Muốn tiết kiệm chi phí Kế toán
• Muốn đảm bảo bảo mật thông tin tài chính
• Nhận được các báo cáo kế toán – tài chính tốt nhất.
• Vẫn nhận được tư  vấn từ các kế toán trưởng chuyên môn cao, tốt nhất cho doanh nghiệp

Như vậy, chỉ cân tuyển dụng 1 nhân lực chuyên môn về thủ kho và sử dụng dịch vụ của chúng tôi, doanh nghiệp sẽ nhận được kết quả tốt nhất.

DICH VỤ KẾ TOÁN THUẾ 1KETOAN.COM

Chúng tôi còn cung cấp Dịch vụ riêng về Thuế, áp dụng cho Doanh nghiệp

• Đã có kế toán kho – quản lý kho và nội bộ rất tốt và tin tưởng.
• Thông tin vê Thuế còn chưa rõ ràng, chưa biết cân đối phát sinh cho hợp lý
• Cần tư vấn chuyên sâu về Thuế – Tối ưu Thuế cho doanh nghiệp

Với nhu cầu này, hãy tìm đến Dịch vụ kế toán Thuế 1ketoan.com của chúng tôi. Với mức chi phí thấp hơn, giải quyết nhu cầu về Thuế, chúng tôi tin tưởng sẽ đem lại được kết quả tốt nhất cho doanh nghiệp.

Hotline Giải pháp Kế toán Thông minh Topa.vn: 0888005630

Hotline Dịch vụ Kế toán Thuế 1ketoan.com: 0899516365

Chuyên viên tư vấn tại Hà Nội: 0377232202

Chuyên viên tư vấn tại các  tỉnh thành khác: 0327525121

>> Xem thêm giải pháp kế toán cho Doanh nghiệp