Phương Án Tối Ưu Tài Chính Với Doanh Nghiệp Nhỏ Mới Thành Lập

Với doanh nghiệp mới thành lập, hoặc vẫn ở trong quy mô nhỏ, có lẽ, việc quản lý tài chính doanh nghiệp sẽ không thực sự chi tiết. Phần lớn lý do cho việc này là vì chủ doanh nghiệp không có nhiều thời gian quản lý, cũng như không có nhiều nghiệp vụ kế toán – tài chính chuyên sâu. Tuy nhiên, việc này lại có nhiều rủi ro cho doanh nghiệp, cũng như rất nhiều hậu quả lâu dài về sau. Topa.vn xin được chia sẻ phương án tối ưu tài chính đối với doanh nghiệp nhỏ mới thành lập như sau:

Phương án quản lý tài chính tối ưu của doanh nghiệp mới thành lập hiện tại

Theo như kinh nghiệm hỗ trợ kế toán cho rất nhiều doanh nghiệp mới thành lập. Chúng tôi nhận thấy rằng, có những điểm chung nhất định về quản lý tài chính khi doanh nghiệp mới thành lập.

Phương án thông thường như sau:

• Doanh nghiệp sẽ có 1 – 4 thành viên cổ đông (Thường không quá 5) tham gia chung góp vốn vào kinh doanh doanh nghiệp. Khi có nhiều cổ đông thì mỗi cổ đông sẽ phụ trách các công việc riêng.
• Quản lý chi phí duy trì doanh nghiệp: Thông thường sẽ do người quản lý cao nhất của doanh nghiệp phê duyệt, và từng người tham gia vào quá trình đó có trách nhiệm báo cáo lại. Tuy nhiên, có rất nhiều khoản “Báo cáo miệng” không có hồ sơ chứng từ rõ ràng.
• Quản lý doanh thu doanh nghiệp: Nếu doanh nghiệp có nhiều nhân viên kinh doanh thì sẽ có một nhân viên phụ trách ghi nhận lại doanh thu Khách hàng trả tiền hoặc từng nhân viên sẽ phụ trách doanh thu của riêng mình. Thông thường, nếu doanh thu ghi nhận qua chuyển khoản thì sẽ không bị thất lạc (Chỉ gặp khó khăn trong việc tìm kiếm thông tin đơn hàng theo chuyển khoản). Tuy nhiên, nếu doanh thu bằng tiền mặt, được các nhân viên tự quản lý thì sẽ gặp nhiều vướng mắc trong việc tổng hợp doanh thu doanh nghiệp
• Quản lý tài sản cố định: Một vấn đề mà hầu như không chủ doanh nghiệp nào biết cách ứng xử phù hợp. Với các tài sản lớn của doanh nghiệp, chủ doanh nghiệp chỉ ghi nhận chi phí trong năm đầu tiên, và sẽ ghi nhận luôn vào phần chi phí.
• Quản lý chi phí hàng hóa: Một vấn đề mà chủ doanh nghiệp thường không nghĩ nhiều. Đơn giản là chi phí hàng hóa sẽ được tính vào khi nhập, và khi xuất ra tính giá bán ra để ra lợi nhuận trên giá vốn. Tuy nhiên,hàng hóa của nhiều doanh nghiệp có thời hạn, có rủi ro mất mát …. 
• Quản lý chi phí nhân lực: Thông thường, chi phí này sẽ là chi phí khá rõ ràng, do việc thống nhất ghi nhận bằng hợp đồng giữa ban giám đốc trong công ty và từng nhân lực. Tuy nhiên, với nhân lực thời vụ, nhân lực khoán, trả tiền mặt, thì vẫn có khả năng bị thất thoát.
• Quản lý chi phí nguyên vật liệu: Một trong những yếu tố khó khăn nhất của doanh nghiệp. Hầu như chỉ tính được khi mua nguyên vật liệu đầu vào, hết lại mua và ghi nhận.
• Phương pháp ghi nhận: Hầu như doanh nghiệp đang làm bằng Excel – sổ ghi chép. Doanh nghiệp nếu có kế toán thì sẽ ghi nhận trên phần mềm kế toán.

Rủi ro trong việc quản lý tài chính của doanh nghiệp nhỏ

Dựa trên thói quen quản lý tài chính – ghi chép của chủ doanh nghiệp. Có thể thấy rằng trong việc quản lý tài chính này có rất nhiều rủi ro cho chính chủ doanh nghiệp.

Có thể liệt kê ra một số những rủi ro chính như sau:

• Không quản lý được chi phí duy trì thường nhật, đặc biệt là các khoản chi nhỏ: Thông thường, với doanh nghiệp nhỏ, nhân lực ít, mọi người thường có phong cách “Công ty gia đình”. Như vậy, những khoản chi nhỏ như mua văn phòng phẩm, quần áo, phụ kiện… chủ yếu báo cáo miệng và được duyệt chi. Tuy nhiên, sau đó, người ghi nhận không làm sát sao, liên tục, sẽ dẫn đến số tiền chi phí lớn nhưng không biết tính vào đâu.
• Không phân tách được “Chi phí đầu tư, chi phí tài sản cố định”: Tài sản cố định có khấu hao nhiều năm, và có thể thanh lý được. Vì vậy, để tính lãi lỗ, phải tính theo vòng đời của doanh nghiệp và tài sản. Tuy nhiên, hầu như mọi doanh nghiệp hoặc “quên” không tính chi phí này, một trong những chi phí quan trọng nhất.
• Không ghi nhận chuẩn doanh thu: Việc này đã phân tích từ trước, hay xảy ra với doanh nghiệp ghi nhận doanh thu bằng tiền mặt. Ngoài ra, khi doanh nghiệp có chi phí khuyến mại, hoặc có quá nhiều mặt hàng khác nhau, sẽ dẫn đến thông tin doanh thu bị rối loạn, khó xác định.
• Không xác định được “Giá vốn hàng bán”: Rõ ràng, việc xác định “Giá vốn hàng bán” với các doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp làm sản xuất, xây dựng gần như là “bất khả thi”. Lý do rất đơn giản: Có quá nhiều thông số: Giá hàng hóa, giá nguyên vật liệu, giá nhân lực. Và trong mỗi loại phân tách thành các thông số hết sức nhỏ. Chủ doanh nghiệp chỉ tính “Vo” một cách tương đối, khiến cho không biết được giá vốn theo từng đơn hàng ở đâu.
• Không xác định được lãi lỗ của doanh nghiệp: Vấn đề đa phần doanh nghiệp mắc phải. Khi không xác định được giá vốn hàng bán, doanh thu… thì việc phân tích lãi lỗ chỉ là tạm nhẩm tính. Không chỉ có vậy, khi nhập hàng hóa, nguyên vật liệu, thì tiền lãi nằm trong chính tiền hàng, khiên chủ doanh nghiệp làm lâu mà vẫn loay hoay với câu hỏi “Tiền của mình ở đâu”.
• Không minh bạch được tài chính với cổ đông: Khi có nhiều cổ đông tham gia, rõ ràng họ yêu cầu mọi thứ phải đầy đủ , rõ ràng. Nhưng do làm theo “tình cảm”, làm tạm quá nhiều dẫn đến khó ghi nhận lại được.
• Về lâu dài, các vấn đề này sẽ càng nhân rộng lên, ảnh hưởng rất lớn đến doanh nghiệp :
  • Báo giá ra theo thị trường, không xác định, dự tính được lãi lỗ
  • Không bao giờ phân tích được giá sản phẩm, dịch vu bắt nguồn từ chi phí nào đẻ tối ưu, dẫn đến khả năng lỗ
  • Quan hệ giữa cổ đông doanh nghiệp không tốt khi không minh bạch được nguồn tiền
  • Không nắm được thực sự tình hình tài chính doanh nghiệp ở mức độ nào để lập kế hoạch kinh doanh lâu dài
  • Thậm chỉ, doanh nghiệp có thể bị rủi ro phải ngừng kinh doanh, phá sản khi đột xuất tình hình kinh doanh xấu đi, nợ xấu nhiều hơn…

Rõ ràng, những vấn đề về tài chính sẽ không xuất hiện ngay khi doanh nghiệp còn nhỏ, hoặc chưa để ý đến. Nhưng càng về lâu, nó như một vấn đề càng ngày càng ảnh hưởng lớn đến doanh nghiệp. Vì vậy, chủ doanh nghiệp sẽ phải chú ý đến càng sớm càng tốt.

Giải pháp cho doanh nghiệp là gì?

Doanh nghiệp phải chú ý đến việc tài chính – kế toán của mình một cách sớm nhất có thể. Tuy nhiên, có một điều mâu thuẫn luôn xảy ra khi doanh nghiệp còn nhỏ: Kinh phí để duy trì bộ máy tài chính – kế toán doanh nghiệp. Khi nhân lực còn ít, doanh thu chưa cao, mà phải vận hành nhân lực chuyên môn cao để quản lý phần việc này, với chủ doanh nghiệp, luôn được coi là “Lãng phí”. Vậy có giải pháp nào phù hợp hơn?

Hiện tại, từ việc hiểu được khó khăn của doanh nghiệp, Giải pháp kế toán thông minh Topa.vn ra đời nhằm đáp ứng vấn đề đó. Chúng tôi có thể hỗ trợ:

• Thiết lập phòng kế toán ngay từ khi bắt đầu cho doanh nghiệp, bao gồm quy trình, phần mềm, con người với các dịch vụ
  • Dịch vụ tuyển dụng nhân sự kế toán
  • Dịch vụ cho thuê ngoài kế toán
  • Cung cấp phần mềm kế toán Online miễn phí và rất dễ sử dụng
  • Dịch vụ liên quan đến Thuế
• Chi phí hết sức hợp lý, chỉ bằng ⅓ so với việc lập ra một phòng kế toán đầy đủ nhân sự kế toán trưởng, kế toán nội bộ, kế toán thuế như ban đầu;
• Hiệu quả cao nhất do giải pháp đồng bộ, đồng nhất cho doanh nghiệp.

>>> Xem thêm:

• Các Vấn Đề Của Doanh Nghiệp Trước/Trong/Sau Khi Tuyển Dụng Kế Toán Là Gì?
• Bình thường mới sau covid, làm sao để tiết kiệm chi phí phòng kế toán

Qua những phương án tối ưu tài chính cho doanh nghiệp nhỏ mới thành lập ở trên, nếu anh/chị còn thắc mắc, anh/chị vui lòng liên hệ em theo Hotline 0888.005.630 để được tư vấn.